Business Analyst (BA)GAP Analysis là việc so sánh trạng thái hiện tại với trạng thái mong muốn để chỉ ra phần còn thiếu và việc phải làm để lấp phần đó.
Ba bước:
1. Mô tả trạng thái hiện tại bằng dữ liệu thật — quy trình đang chạy ra sao, mất bao lâu, sai sót bao nhiêu, ai làm gì.
2. Mô tả trạng thái mong muốn gắn với mục tiêu nghiệp vụ và chỉ số đo được.
3. Liệt kê khoảng cách và chuyển thành yêu cầu, kèm ước lượng và mức ưu tiên.
Các loại khoảng cách thường gặp:
- Khoảng cách chức năng — hệ thống hiện tại chưa làm được việc cần làm.
- Khoảng cách quy trình — quy trình thừa bước, thiếu bước kiểm soát, hoặc tắc ở điểm bàn giao giữa hai bộ phận.
- Khoảng cách dữ liệu — thiếu dữ liệu, dữ liệu nằm rải ở nhiều nơi không khớp nhau, hoặc chất lượng không đủ để ra quyết định.
- Khoảng cách kỹ năng và tổ chức — người dùng chưa được đào tạo, chưa có ai chịu trách nhiệm cho bước mới.
- Khoảng cách công nghệ — hạ tầng hoặc hệ thống hiện tại không đáp ứng được mức yêu cầu.
Làm ở giai đoạn nào: chủ yếu ở giai đoạn phân tích đầu dự án, và lặp lại khi đánh giá giải pháp sau triển khai để xem khoảng cách đã đóng được tới đâu.
Lưu ý: phần hay bị bỏ là nhóm kỹ năng và tổ chức. Hệ thống mới chạy đúng nhưng không ai đổi cách làm việc là kiểu thất bại phổ biến và ít được nói tới.