Product & Project ManagerRủi ro lớn nhất của dự án offshore là hiểu sai yêu cầu do khác ngôn ngữ, văn hoá và khoảng cách địa lý; phát hiện muộn thì phải làm lại, lỡ deadline. Vì vậy kế hoạch giao tiếp phải được thiết kế từ đầu dự án chứ không để tự phát.
Tổ chức giao tiếp:
- Một đầu mối rõ ràng: thường là BrSE (kỹ sư cầu nối) hoặc PM biết tiếng Nhật. Dev không trao đổi rời rạc với khách qua nhiều kênh.
- Q&A list cho mọi câu hỏi về spec: mỗi câu có ID, người hỏi, câu trả lời, ngày chốt. Đây là tài liệu đối chiếu khi có tranh cãi về phạm vi.
- Họp định kỳ hằng tuần hoặc hai lần mỗi tuần, gửi agenda trước và biên bản trong ngày.
- Horenso: báo cáo tiến độ đều đặn, báo vấn đề sớm, mở đầu bằng kết luận rồi mới đến nguyên nhân và đối sách. Để khách biết tin trễ tiến độ vào sát ngày giao là cách nhanh nhất để mất lòng tin.
Kiểm soát chất lượng:
- Dev đọc spec rồi viết lại cách mình hiểu để BrSE đối chiếu trước khi code.
- Bàn giao theo đợt nhỏ để khách xem sớm, không dồn đến cuối.
- Làm rõ ngay từ đầu yêu cầu về tài liệu kiểm thử (test case, bằng chứng test cho UT/IT) và cách báo cáo lỗi, rồi đưa phần việc này vào ước lượng.
Lưu ý: việc khách im lặng hoặc gật đầu trong cuộc họp chưa chắc là đã đồng ý. Mọi điểm chốt phải được xác nhận lại bằng văn bản và cập nhật vào Q&A list.