Business Analyst (BA)Nhu cầu là vấn đề hoặc mong muốn ở phía nghiệp vụ, phát biểu theo ngôn ngữ kết quả. Yêu cầu là điều hệ thống hoặc giải pháp phải làm được để đáp ứng nhu cầu đó, phát biểu ở mức kiểm chứng được.
Ví dụ:
- Nhu cầu: "Bộ phận chăm sóc khách hàng mất quá nhiều thời gian tra cứu đơn hàng."
- Yêu cầu: "Nhân viên tra được đơn theo số điện thoại và trả kết quả trong 3 giây."
Vì sao phải tách: khách hàng thường không nói nhu cầu mà nói thẳng giải pháp họ tự nghĩ ra — "cho tôi thêm nút xuất Excel". Nếu BA nhận nguyên giải pháp và viết thành yêu cầu, đội phát triển sẽ làm đúng thứ được đặt hàng nhưng vấn đề gốc vẫn còn. Việc của BA là hỏi ngược lên tới nhu cầu ("xuất Excel để làm gì tiếp?") rồi mới xét xem giải pháp nào phù hợp.
Lưu ý: yêu cầu chỉ dùng được khi có cách kiểm chứng. Câu "hệ thống phải thân thiện với người dùng" là mong muốn, chưa phải yêu cầu; nó chỉ thành yêu cầu khi quy về đo được, ví dụ số bước để hoàn tất một thao tác.